Alapvetően a Részösszeg függvény (angolul SUBTOTAL) egy olyan függvény, ami akkor lehet nagy hasznodra, ha az Excel táblázatban, amit használsz, vannak elrejtett soraid. Ilyenkor eldöntheted, hogy a rejtett sorokkal is számoljon a részösszeg függvény (lenti táblázat első oszlopa), vagy csak azokat vegye figyelembe, ami számodra is látható (lenti táblázat második oszlopa). Az első két oszlopban szereplő számok pedig gyakorlatilag kódok, amelyeknek valamelyikét a képletbe is be kell majd írnod, annak függvényében, hogy melyik függvénnyel szeretnél részösszeget számolni a harmadik oszlopból.
Tegyük mindezt érthetőbbé egy példával!
A feladatban használt fájlt innen letöltheted.
Részösszeg függvény argumentumai
A „Részösszeg” függvénynek két argumentuma van. Az első argumentumát mutatja a táblázatban szereplő kód, a második az a tartomány, amelyre a függvényt alkalmazni akarod.
„függv_szám” a rejtett értékekkel is számol | „függv_szám” a rejtett értékekkel nem számol | Részösszeg alapját képző függvény |
1 | 101 | ÁTLAG |
2 | 102 | DARAB |
3 | 103 | DARAB2 |
4 | 104 | MAX |
5 | 105 | MIN |
6 | 106 | SZORZAT |
7 | 107 | SZÓRÁS |
8 | 108 | SZÓRÁSP |
9 | 109 | SZUM |
10 | 110 | VAR |
11 | 111 | VARP |
Részösszeg függvény példában
A példában egy kereskedés által értékesített autók vannak kategorizálva két-, illetve négyajtós változatban. Emellett fel van tűntetve, hogy az egyes márkákból hány darab kelt el az előbb említett változatokban. A havi eladási statisztika miatt háromféle információra kíváncsi a kereskedő:
- hány darab kelt el az autókból összesen
- az összes eladásból mennyi volt a kétajtós
- átlagosan milyen áron értékesítették az autókat
Az 1. és 2. kérdésre a választ könnyedén összehozhatod egy részösszeg függvény segítségével. Először is kijelölöd azokat a sorokat, amiket csoportosítani szeretnél (jelen esetben a négyajtós változatú autómárkákat).
Az „Adatok” fülön pedig kiválasztod a csoportosítást.
Ennek eredményeképp egy becsukható „-” jelet fogsz kapni a sorok számozásától balra. Ha ezt összecsukod, eltűnnek a „Négyajtós” változatok és csak a „Kétajtós” lesz számodra látható. Az elrejtést természetesen úgy is megteheted, hogy kijelölöd a sorokat és jobb egérgombos menüből kiválasztod az Elrejtést.
Részösszeg függvény – nem számol a rejtett sorokkal
Ennél a pontnál nyer értelmet az, hogy beállíthatod, hogy a „Részösszeg” függvény számoljon-e az elrejtett sorokkal. A darabszám esetében a kereskedőnek mindkét információra szüksége lesz, mivel szeretné látni csak a „kétajtós”-ból eladott darabokat és szeretné látni az összértékesítést is. Ennek fényében a fenti táblázat második oszlopát kell tanulmányoznod, mivel azt szeretnéd, hogy amikor elrejted a „négyajtós” mezőket, azokat ne is vegye bele a számításba. Emellett a darabszámok szummázására van szükséged, tehát a „Részösszeg” függvény első argumentuma (Függv_szám) a „109” lesz. A második argumentum pedig magától értetődően a „Mennyiség” oszlop teljes egésze (C16:C23). Miután rákattintunk a „Kész” gombra, láthatjuk, hogy az eredményünk attól függően változik, hogy be van-e csukva vagy ki van nyitva a csoportosítás.
Részösszeg függvény – számol a rejtett sorokkal
Az „Átlag egységár” számolásakor viszont a kereskedő nem szeretné különválasztani a „Négyajtós”, illetve „Kétajtós” darabokat, hanem a teljes átlagot kívánja látni, függetlenül attól, hogy a csoportosítás csukva vagy nyitva van-e. Ez esetben a fenti táblázat első oszlopából kell kiválasztani a megfelelő argumentumot. Mivel most átlagolni szeretnél, ezért a függvény első argumentuma az „1” lesz. A második argumentum pedig az előző példához hasonló logika alapján az „Egységár” teljes tartománya .
Jelen esetben tehát teljesen mindegy, hogy a csoportosítás csukva vagy nyitva van, mindig ugyanazt az értéket fogja mutatni a függvény.
Remélem, hasznos volt számodra a „Részösszeg” függvény és a tanultakat megosztod másokkal is. :)
ISMERD MEG INGYEN AZ EXCEL KIMUTATÁS FUNKCIÓJÁT
Annyira fontos funkció az Excelben a kimutatások ismerete, hogy szeretném, ha Te is megismerhetnéd és használnád a munkád során, így most ajándékként megkapod tőlem! Hét rövid videóból Te magad is végigmehetsz a lépéseken, hogy jobban megértsd működését. Vágj bele most és használd bátran a munkádban! 🙂