Sokan már régóta használjuk az Excelt és a legtöbb sablonfeladatra megvan a magunk sablonmegoldása. Lehet, hogy nem túl hatékony, kissé lassú és körülményes, de már az ujjunkban van.
A munkánk során azt is tapasztaljuk, hogy néhány témakörben elértünk az Excel határáig, és új eszközt kell keresni ezekhez a feladatokhoz.
Mielőtt beletörődnénk a fentiekbe, nézzük meg, milyen fejlesztéseket készített a Microsoft az utóbbi néhány évben, mellyel kitágította az Excel határait: ismerjük meg, hol használható a Power Query és milyen diagramkészítési feladatokban lehet segítségünkre a Power BI program!
Az Excel az adminisztrációs tevékenységek svájci bicskája. Gyakorlatilag mindenre alkalmas az egyszerű költséglistától kezdve a kimutatásokon át a diagramok készítéséig, de láttunk már komplex vállalatirányítási rendszert is elkészítve benne. Sőt, van, aki szövegszerkesztésre használja. Viszont már nem teljesít jól, amikor több ezer, tízezer vagy százezer sort kell nyilvántartani benne, vagy azt módosítani, összefűzni más táblákkal. Emellett, ha ebből az adattömegből diagramokat készítünk, azt legfeljebb a kontroller tudja nézegetni, mert a mögötte lévő 20 megás fájlt problémás emailben körbeküldeni.
A Power Query szerepe az Excel mellett
A Power Query korábban – az Office 2010 és 2013 esetében – egy ingyenes, letölthető beépülőmodul, addon volt az Excelhez. Az Office 2016-tól kezdve az Excel integrált szolgáltatása, nincs szükség semmilyen további program letöltésére, azonnal használható. A Power Query azokat a szerepeket veszi át, amelyek Excelben már csak körülményesen megvalósíthatóak:
– más forrásból, akár másik Excel fájlból származó adatok áthozatala (meglepő, de az Excel számára teljes listák átvétele más Excel fájlból nem evidens)
– nagy tömegű adatok kezelése
– adatok importálása a legkülönfélébb forrásokból, különböző adatbázisokból (MSSQL, MySQL, Oracle, PostgreSQL), szövegfájlból, weboldalról
– a kapott adatok automatikus feldolgozása, szűrése, strukturálása
– hibás adatok automatikus lekezelése
– az Excel saját táblázatainak összekapcsolása, egységes listává alakítása
– az adatok előkészítése más fogadó programok, pl. a Power BI számára
Tehát a Power Query elsődleges feladata az, amit a neve is sugall: nagy tömegű, listaszerű adatok feldolgozása, átalakítása, szükségtelen adatok törlése, fontos adatok strukturálása annak érdekében, hogy akár maga az Excel, akár más programok az így előállt, megtisztított adathalmazt probléma nélkül használhassák. Erre egy nagyszerű példát ismerhetünk meg az Excel kimutatás több munkalapról – Power Query-vel blogbejegyzésben, ahol több Excel lista összefűzését és tisztítását láthatjuk a Power Query segítségével.
A Power Query előnye a fentieken túl, hogy egyfelől teljesen automatikus, kérésre frissíthető (akár egy egyszerű makróparanccsal), másfelől a működése – sőt puszta léte – elrejthető a téma iránt kevésbé fogékony munkatársak elől. Így jellegéből fakadóan elsősorban az Excelt napi és emelt szinten használó munkatársak, kontrollerek eszköze lesz.
A Power BI kapcsolata az Excellel és a Power Query-vel
A Power BI program viszonylag új fejlesztés, és jelenleg is nagy ütemben bővülnek a funkciói. Ez egy különálló program, melynek az elsődleges célja, hogy a kapott nagy tömegű adatokból különböző, a felhasználó számára hasznos vizualizációkat, diagramokat, dashboard-ot készítsen. Az így kapott kimutatások hatalmas előnye, hogy dinamikusak: a felhasználó az aktuális igényeknek megfelelően tudja őket szűrni, alakítani, hogy pont arra fókuszáljon, amire épp szüksége van.
A Power BI önállóan is megtanulható, de ha segítségre van szükség a tudás megszerzésében, vagy a cégnél más prioritásai vannak a munkatársaknak, érdemes felvenni a kapcsolatot Power BI oktatást és fejlesztést nyújtó céggel.
Vizualizációs program a Power BI előtt is létezett, viszont ez a program szorosan összedolgozik a többi Microsoft-fejlesztéssel, így probléma nélkül befogadja az adatokat az Excelből, Access-ből vagy az MSSQL adatbázisból. A legnagyobb előnye viszont az, hogy nem kell fájlokat küldözgetni a diagramok közönségének: az elkészült dashboard vagy kimutatás egy gombnyomásra felkerül a Power BI szerverre, és onnan bárki, bármikor, bármilyen okoseszközön azonnal meg tudja azt tekinteni.
Ha valakit csak a Power BI diagramkészítő funkciója érdekel, akkor első körben nem kell semmi mást megtanulnia, csak ennek a programnak a kezelését. De az adatok áramlása miatt nagyon gyorsan beleütközünk abba a helyzetbe, hogy a Power Query ismerete is elengedhetetlen: ez a réteg ugyanis beépül a konkrét adatforrás (Excel, szövegfájl SQL adatbázis) és a Power BI közé, feldolgozza a kapott adatokat és automatikusan továbbadja azt a Power BI számára. Ha valamilyen le nem kezelt hibás adat érkezik az adatforrásból, vagy annak szerkezete változik, a Power Query rétegben kell lekövetnünk a változásokat, hogy a Power BI újra helyes értékekkel tudjon dolgozni.
