INDEX(HOL.VAN) és FKERES összehasonlítás

Teljes összehasonlítás az FKERES Excel függvényről és INDEX(HOL.VAN) függvényekről! Ismerd meg őket, hogy profi módon kereshess adatokat az Excelben!

A leírásban használt fájlt innen tudod letölteni.

Októberben zajlott le egy szavazás a facebook oldalunkon, melyben arról kérdeztünk Titeket, hogy az FKERES (VLOOKUP) vagy az INDEX és HOL.VAN (MATCH) függvényt használjátok-e keresésekhez. Az eredmény számomra nem volt meglepő, oktatásokon ezt tapasztalom én is. Felmerül viszont az a kérdés, hogy azért használjátok ennyien az FKERES-t, mert ez a szimpatikusabb, könnyebb, vagy azért, mert nem ismertek más lehetőséget?

A legtöbben úgy tanulták az Excelt, hogy ami a munkához kellett, azt megnézték a neten, megkérdezték a kollégákat, ritkán vannak rendszerbe szedve az ismeretek. Sokan tanultuk már középiskolában, de mire odakerülünk, hogy a munkában alkalmazzuk, már rég elfelejtettük a funkciókat. Én, bár tanultam középiskolában, nem abból a tudásból táplálkoztam a munkahelyeken.

Céges képzéseken a középhaladó szinten az FKERES Excel függvény használatát tanítjuk, mert ez csak egy függvény. Az INDEX és HOL.VAN kombináció már haladóbb szint, itt ismerni kell két függvényt, azok egymásba ágyazását. Sokszor az FKERES Excel függvény begyakorlása is sok időt vesz igénybe. Meg szoktuk említeni a másik két kombinációt, de azt vallom, hogy az is nagy előny, ha valaki már álmából felkeltve is bármikor összerak egy FKERES függvényt. Ha ez már megvan, mehetünk tovább a másik két függvényre.

Ahogy olvasgattam és tanultam a témában, nemzetközi szinteken is azt tapasztaltam, hogy két tábor van, vannak, akik az egyik függvényre, mások a két függvény kombinációjára esküsznek. Én azt gondolom, hogy alapvetően egyéni, hogy kinek melyik könnyebb, melyiket szereti használni, így nem erőltetem senkire egyik vagy másik függvény használatát sem.

Célom az, hogy megmutassam mindkét függvényt, előnyöket, hátrányokat, és majd mindenki egyénileg eldönti, hogy melyiket szeretné használni. Az is lehet, hogy egyik feladatnál ezt fogod szeretni, egy másik fájlban, másik struktúrában a másik lehetőséget fogod választani. Csak rajtad áll :)

Alapvetően az INDEX és HOL.VAN megértése és gyakorlása több időt és energiát igényel, így megértem, hogy sokan maradnak inkább az FKERES-nél. Akik viszont komolyabb szinteken és olyan táblákban használják, ahol macerás lenne az FKERES, ott egyértelműen a másik két függvényt érdemes választani.

A leggyakoribb kereséssel kezdem, amikor pontos egyezést keresünk a táblában. Ezek általában kódok, azonosítók, esetleg nevek, amelyekhez további adatokat szeretnénk megtalálni egy táblából, amely tartalmazza a főbb tulajdonságokat.

Ebben a bejegyzésben nem térek ki a függvények ismertetésére, ha nem ismered egyik vagy másik függvényt, a lenti listában linkeltem korábbi bejegyzéseinket, melyek részletes leírást tartalmaznak a függvényekről. Olvasd el előbb ezeket, majd térj vissza ide az összehasonlításhoz.

FKERES: Hogyan használjam az FKERES függvényt?

HOL.VAN (MATCH): HOL.VAN függvény bevezető

INDEX: INDEX függvény magyarázata

INDEX és HOL.VAN (MATCH): INDEX és HOL.VAN függvények FKERES helyett

Az FKERES függvényben statikus az oszlophivatkozás, vagyis egy fix számot kell megadni a harmadik argumentumnál, amelyik oszlopból eredményt szeretnénk kapni. Ezzel szemben az INDEX és HOL.VAN függvények kombinációjában oszlophivatkozást adok meg, nem egy konstans számot, ezáltal kevesebb a hibalehetőség is. Ebből következik a következő előny:

Az FKERES függvénnyel (VLOOKUP függvény) szemben, az INDEX HOL.VAN kombinációban nem kell megszámolnod az oszlopokat, vagyis, hogy melyik oszlopból szeretnél eredményt, csak meg kell adnod hivatkozásként. Ezzel csökken a hibának is az esélye, vagyis annak, hogy rosszul számoltad, vagy csak rossz számot ütöttél be véletlenül. Ez nem fordul elő az INDEX és HOL.VAN-ban, mert ott ki kell jelölnöd az oszlopot.

Másik előnye, hogy gyorsabb, mint az FKERES, főleg akkor veszed ezt észre, ha több oszlopba szükséges eredményt megadnod. Ekkor ugyanis nem kell beágyaznod őket, hanem egy oszlopban megadod a HOL.VAN függvényt, majd a többi oszlopba már csak az INDEX függvényt írod, és a HOL.VAN eredményére hivatkozol, ahogy az INDEX és HOL.VAN példánkban láthatod.

Ha az FKERES függvény esetében beszúrsz egy új oszlopot a forrásodba, akkor nem fogsz megfelelő eredményt látni a korábbi FKERES függvényekben, mert ami korábban 4. oszlop volt, az most 5. vagy 6. oszlop lesz a beszúrások miatt. Ez a probléma nem áll fent az INDEX és HOL.VAN használata esetén. Ha ott beszúrsz egy új oszlopot, és a függvényben korábban C oszlopból szeretnél eredményt, az automatikusan át fog váltani D-re, ha elé szúrsz be oszlopot. Praktikus tehát, ha várható oszlopbeszúrás.

Az alábbi képen láthatod a beszúrt oszlop előtti állapotot, felül az FKERES, alatta az INDEX(HOL.VAN) kombinációt:

Oszlopbeszúrás után:

Ha egy adott kódhoz több eredményt i szeretnél visszakapni, akkor logikusnak tűnik, hogy szeretnéd másolni a függvényt ahelyett, hogy újraírod annyiszor, ahány cellába szükséges. Az FKERES-t szükséges újraírnod, vagy másolhatod a szerkesztőlécről, de abban így is ki kell javítani az oszlopszámot. Vannak még egyéb trükkök, de egyik sem lesz olyan hatékony, mintha INDEX és HOL.VAN függvénnyel írnád meg.

A fenti képen is látható, hogy egy kódhoz több értéket szeretnék visszakapni. A HOL.VAN függvényt érdemes külön megírni, ezzel gyorsítva a keresést. INDEX függvényt pedig úgy írjuk meg, hogy a első argumentumban az oszlopokat nem rögzítjük, csak a sorokat, ezáltal a jobbra másolásnál fogja tudni változtatni az oszlopazonosítókat. Fontos, hogy ez csak akkor ad vissza megfelelő eredményt, ha a kis táblában az oszlopok sorrendje megegyezik a táblában lévő oszlopok sorrendjével.

Az FKERES függvénynél meg kell adnod a táblát, amiben keresel és amiből eredményt szeretnél visszakapni. De ha ehhez a táblához jön egy új oszlop, akkor újra kell írnod, vagy legalábbis javítanod az FKERES függvényed, hogy az új, plusz egy oszlopot tartalmazó táblából adj vissza eredményt. Mivel az INDEX függvényben ilyen táblát nem kell megadnod, ott nem fordul elő ez a probléma.

Az egyik nagy előnye az INDEX és HOL.VAN kombinációnak, hogy nem csak balról jobbra képes eredményt visszaadni. Mindegy, hogy milyen sorrendben szerepelnek az oszlopaid a táblában, neked csak meg kell adni, hogy melyik oszlopban keresel, majd külön argumentumban azt az oszlopot, amelyikből eredményt szeretnél látni, és ezek helye mindegy egymáshoz képest. FKERES esetén a táblát át kell rendezni, de inkább az oszlopot másolni, amiben keresel, mert lehet, hogy ha csak átrendezed, akkor korábbi FKERES függvényeket rontasz el az átrendezéssel.

Bár a két függvényt megérteni és gyakorolni több időt és energiát igényel, mint az FKERES elsajátítása, a fenti előnyöket figyelembe véve fontold meg mégis a használatát. Milyen fájlokat használsz, van-e olyan tábla, amelyben az FKERES már nem megfelelő, és hajlandó vagy-e kicsit több időt és energiát áldozni az elsajátítására, hogy későbbiekben hatékonyabban és gyorsabban használd az Excel-t a fájljaidban.

2019 végén kerül bevezetésre az XKERES függvény (angolul XLOOKUP), amely valamelyest a fenti két lehetőség kombinációja. Meg kell adnod, hogy mit keresel, melyik oszlopban keresed, melyik oszlopból szeretnél eredményt visszakapni, mindezt egy függvényben. Lehet, hogy ez lesz a befutó ezentúl, majd a gyakorlatban leteszteljük és egy pár hónap múlva ezt is megmérettetjük egy szavazáson :) Addig is itt egy ismertető az XLOOKUP függvényről.

Ha tetszett, kérlek, oszd meg másokkal is!