Képzeljük azt el, hogy egy vizsgabeosztást/ütemtervet stb. készítünk, ahol az adott időintervallumhoz minden esetben egyedi nevet vagy feladatot kell hozzárendelnünk. Hiszen nem szeretnénk, hogy egy embert vagy feladatot többször osszunk be.
Ebben az esetben is segítésünkre lehetnek az Érvényesítési eszközök egy jól megfogalmazott képlet segítségével.
A feladatban használt fájlt innen tudod letölteni.
Az alábbi listát rakjuk össze és a jelentkezőkkel megosztottuk az Excelt, ahol ők maguk írhatják be a nevüket az adott idősávok mellé. Az a cél, hogy ha valaki véletlenül másodjára adná meg a nevét, azt az Excel ne engedje és figyelmeztetést is adjon neki.

Erre használhatjuk az Adatok fül alatt található Érvényesítés menüpontot.

Itt a listában ilyet nem találunk, hogy egyedi értékek, vagy olyasmi, ami hasznunkra lehet. Ezért az Egyénit kell választanunk és magunk megfogalmazni egy függvényt, aminek teljesülése esetén enged csak értéket bevinni az Excel.

Árvényesítés – Egyéni – Darabteli függvény
Milyen függvénnyel is tudnánk ezt megtenni?
Több lehetőségünk is van, de talán az egyik legegyszerűbb, hogy ha abban gondolkodunk, hogy mit is szeretnénk azzal megakadályozni, hogy ha csak egyedi értékeket fogadunk el.
Ha valaki már másodjára vagy többedjére adja meg a saját nevét, akkor annak az értéknek az előfordulása nagyobb lesz mint 1. Tehát nekünk arra van szükségünk, hogy csak olyan értékeket engedjen az Excel, aminek az előfordulásának a száma megegyezik 1-el. Erre a DARABTELI (COUNTIF) függvényt tudjuk használni. Példaként a képletet használva a táblázat első sora mellett:

A DARABTELI függvénynek két tartománya van. Az elsőben meghatározzuk a tartományt, amiben a számlálás történik, a második pedig a kritérium, esetünkben az adott név, amelynek az előfordulására vagyunk kíváncsiak az adott tartományon belül. A példában, mivel John Doe csak egyszer szerepel a listán, ezért a függvény eredménye 1 lesz.

Tehát ugyanezt a függvényt használva már csak annyi a dolgunk az Érvényesítés során, hogy feltételnek azt adjuk meg, hogy ez az érték 1-el lehet csak egyenlő.
Jelöld ki a teljes tartományt, amelyre érvényesnek kell lennie ennek a feltételnek! Esetünkben ez a B8:B18-at jelenti és kattints ismételten az Érvényesítés menüpontra. Az Egyéni alatt pedig írd be a függvényt és tedd egyenlővé 1-el!

Ezután, ha megpróbálom a John Doe-t megadni a következő sorban, akkor a következő üzenetet kapom az Exceltől:

Árvényesítés – Egyedi hibaüzenet beállítása
Ahhoz, hogy a többi felhasználó számára is érthető legyen az üzenet, azt testre lehet szabni az Adatérvényesítési beállítások során. Jelöld ki újra a tartományt és nyisd meg újból az Érvényesítés ablakot!
A Hibajelzés alatt adhatsz egy Címet a felugró ablaknak és egy olyan szöveget, amivel érthető lesz, hogy miért nem engedi az Excel az adott értéket megadni.

Ezek után, ha megpróbálod újra ugyanazt a nevet bevinni, ami már szerepel, azt a hibaüzenetet fogja dobni az Excel, amit Te beírtál.
Ha tetszett, kérlek, oszd meg másokkal is!
ISMERD MEG INGYEN AZ EXCEL KIMUTATÁS FUNKCIÓJÁT
Annyira fontos funkció az Excelben a kimutatások ismerete, hogy szeretném, ha Te is megismerhetnéd és használnád a munkád során, így most ajándékként megkapod tőlem! Hét rövid videóból Te magad is végigmehetsz a lépéseken, hogy jobban megértsd működését. Vágj bele most és használd bátran a munkádban! 🙂