Hogyan ne tanuld meg az összes Excel funkciót

Október elején Imrétől kaptunk egy érdekes választ és egyben segítség kérést.

Imre egy ideje tervezi már, hogy munkahelyet vált. Jelenlegi munkakörében is kellett már alapszinten használnia az Excelt, de az új vágyott pozícióhoz, már az alapoknál jóval többre lenne szüksége.

Nem is mer lépni addig, amíg nincs megfelelő Excel tudása, viszont a munka és család mellett kevés ideje marad a tanulásra. A sors fintora, hogy egy háztartási baleset miatt kiesett pár hétre a munkából, így lett egy kis ideje. Szeretné kihasználni ezt a kis kényszerpihenőt arra, hogy fejlessze az Excel tudását.

Imre tényleg komolyan gondolja a fejlődést, mert egy olyan kérdéssel fordult hozzánk, hogy létezik-e az Excel függvényekről egy teljes lista leírással, mert ő szeretné az összeset megtanulni.

Értékeljük az ilyen lelkesedést, de nem ez a leghatékonyabb módja annak, hogy olyan Excel tudásra tegyél szert, amivel büszkén brillírozhatsz a munkahelyeden.

Az Excelben jelenleg több mint 450 függvény létezik. Biztos vagyok benne, hogy nincs olyan ember, aki mindet használná vagy akárcsak ismerné is. A legtöbb ember körülbelül 25 függvényt használ a mindennapi munkája során. Vannak olyan haladó felhasználók, akik pénzügyi vagy statisztikai területen dolgoznak. Ők az alap 25 függvényen felül nagyjából további 25 speciális függvényt alkalmaznak. A legnagyobb Excel guruk is csak kicsivel több, mint 100 függvényt ismernek olyan szinten, hogy azokat bármikor használni is tudják.

Szerintem mindenki egyet ért velem abban, hogy nincs is értelme az összes Excel függvényt megtanulni. Az Excel számos problémára nyújt megoldást, amiknek Te a 95%-val soha nem fogsz találkozni a munkád során. Azonban van néhány alapvető függvény és funkció, aminek az ismerete elengedhetetlen ahhoz, hogy hatékonyan tudj dolgozni. Nyilván senki sem szeretné a kollégáit kérdezgetni vagy a neten keresgélni egyfolytában. Így Neked is szükséged van a biztos alapokra.

Az Excel súgója segítségedre lehet abban, ha tudod, hogy egy adott függvényt kell használnod, akkor hogyan állítsd be azt úgy, hogy működjön. Abban viszont nem lesz a segítségedre, hogy eldöntsd az adott feladat megoldására mi lenne a leghatékonyabb módszer. Ehhez szükséged van biztos Excel alaptudásra és egy fajta gondolkodásmódra is, de nem kell megijedned, ha Te nem ilyen képességekkel születtél. Én sem voltam mindig az Excel szakértője. Ha elkezdet tanulni az Excel funkcióknak azt a részét, amelyet a munkád során a legnagyobb eséllyel használni tudsz, az „exceles” gondolkodásod is folyamatosan, észrevétlenül fejlődni fog.

Jól van, de akkor hogyan tudod meg, hogy mik azok a funkciók, amelyekkel érdemes tisztában lenned? Összegyűjtöttem Neked azokat, amiket Én fontosak tartok, és vállalati Excel tréningjeinken is ezek azok a témák, amiket oktatunk. Erre van ugyanis szüksége egy átlag munkavállalónak, és ezeket az Excel ismereteket várja el a munkáltatók 99 %-a.

Sok helyen már az új munkatárs felvételekor is ezek az elemek szerepelnek az Excel tesztekben. Igen Excel teszt. Már nem elég, hogy az önéletrajzodba beírod, hogy „felhasználói szintű Excel ismeret”. Sajnos ezt mindenki megtette már, és sokszor beigazolódott, hogy a jelölt maximum egy órarendet tud Excelben megszerkeszteni, a gyakorlati feladatmegoldásról fogalma sincs.

Akkor nézzük azon funkciók, függvények listáját, amit tényleg tudnod kell, ha küszködés nélkül szeretnél boldogulni az Excelben.

• Az Excel kezelőfelülete
• Munkafüzet létrehozása, mentése, mentés másként
• Adatbevitel
• Navigáció és kijelölés
• Táblázatok szerkesztése
• Formázás és számformátumok
• Képletírás szabályai, dollárjelek a képletben
• 4 alapfüggvény használata (szum, átlag, min, max)
• Munkalapok kezelése
• Munkát gyorsító elrendezések, gyorsbillentyűk
• Alap szintű szűrés és rendezés
• Nyomtatás
• Névkezelő használata
• Sorozatok
• Logikai függvények (HA, ÉS, VAGY, SZUMHA, ÁTLAGHA, SZUMHATÖBB, ÁTLAGHATÖBB, DARABTELI, DARABHATÖBB, HAHIBA)
• Keresőfüggvények (FKERES, INDEX, HOL.VAN)
• Szövegfüggvények (BAL, JOBB, KÖZÉP, SZÖVEG, KIMETSZ, TISZTÍT, SZÖVEG.KERES, SZÖVEG.TALÁL, HELYETTE, CSERE, HOSSZ)
• Dátumfüggvények (ÉV, HÓNAP, NAP, HÉT.NAPJA, DÁTUM, IDŐ, ÓRA, PERCEK, MPERC, MA, MOST)
• Diagramok (Kördiagram, sávdiagram, oszlopdiagram)
• Feltételes formázás (adatsávok, színskálák, szabályok, ikonkészletek)

Összefoglalva tehát teljesen felesleges az összes Excel függvényt és funkciót ismerned ahhoz, hogy könnyedén old meg feladataidat. Ha a fenti néhány ismeretet elsajátítod magabiztosan fogsz mozogni a programban, és főnököd is elégedett lesz veled.

Imre nem tudott most 50-60 ezer forintot kiadni egy Excel tanfolyamra és balesete miatt nem is tudott volna részt venni egy hagyományos tanfolyamon. Mivel a fenti ismeretek mind megtalálhatóak az E-learning felületünkön, így jó szívvel ajánlottam neki. Még aznap megvásárolta a csomagot, most tanul. Tegnap írta, hogy épp az FKERES függvényt gyakorolja. Azt mondta, hogy amint leveszik a gipszet a lábáról, megpályázza az új pozíciót. Drukkolunk neki!